大掃除
大掃除
当事務所は、12月29日で今年の業務を終え、私自身は昨日から休みでのんびり過ごしています。
29日までといっても、実質的な業務は25日が最後で、28日、29日は事務所の掃除でした。
狭い事務所の大掃除がなぜ2日もかかるかというと、実際は掃除そのものよりも書類等の整理に時間がかかっています。
毎年この時期になると痛感することが、どうしてこんなに不要な書類をため込んでしまうのかということです。
書類等は、自分的な定義では、フローとストックに分類しています。
ストックとは、仕事のケリがついて、所定のファイルに入れて保管する書類等で、これである仕事のけじめがつきますから、その仕事に関しては「忘れても良い」状態になります。
思い出す必要が生じたら、所定のファイルを開いて該当する控え書類を確認すれば良いという状態です。
フローとは、まだ現在進行形の仕事に関する書類や資料です。
これは、クリアフォルダーに入れて、予定順にデスクの「予定棚」においておきます。
こうして分類して書類や資料を整理することで、今現在やるべきことが絞れます。
また、そうしないと、頭の中がクリアーになりませんから、業務の効率も悪くなってしまいます。
しかし、実際には、仕事のケリが付いたと判断できないような仕事もたくさんありますし、また、ある程度継続性のある仕事もあります。
このような場合には、一応種類等はフロー扱いにしています。
それに加えて、今は時間がないけど、いずれ読もうという資料や専門誌等があり、1年経つとフロー扱いの書類や資料等が結構膨大な量になってしまいます。
これらを年末に、必要か不要かを確認しつつ、不要書類等を捨てるという作業をするわけです。
そこで痛感することは、こうして溜め込んだ書類や資料のほとんどが不要書類だということです。
つまり、日常業務の中での必要か不要かの判断が曖昧だったということです。
自分で作成した資料は、当然、自分のパソコンの中に電子データという形ですでに保存されていますが、顧客に渡すためにプリントし、さらに自分用にもプリントします。
こういう資料は何も紙のデータとして後生大事に持っている必要はないのですが、なぜか廃棄することができません。
また、インターネットから入手できる資料をプリントして、いずれ読もうと思って机の隅に置いておくこともありますが、この場合もインターネットから自分のパソコンにファイルをダウンロードできます。
したがって、電子データと紙データの重複という事態が生じます。
不要は書類や資料が多いと、それがいざ必要となったときに、それがどこにあるのかわからなくなることがあります。
それで、プリントしてフローとしてどこかに置いてあるはずの書類を探すよりも、パソコンからもう一度プリントするということをやってしまいます。
不要種類等が溜まってしまうプロセスですね。
こうなると悪循環に陥ります。
結局、日常的に種類等のストックかフローかの判断、必要か不要かの判断を怠っていることで、年末年始休みが犠牲になるわけです。
同様のことが、ゴールデンウィークやお盆休みにも、程度の差こそあれ言えるわけで、年間を通じると３〜4日程度休みを犠牲にしているかもしれません。
来年こそは修正していきたいですね。
2015.12.31
